Article Technologie Dentaire n°17, mai 2001

Frédéric Charon
Prothésiste Dentaire
Un nouvel outil de communication laboratoire - cabinet dentaire
Un nouveau logiciel trois en un :
gestion - communication - marketing.
Des générations de prothésistes ont utilisé des fiches dites « de prothèse » (désormais appelées fiches de prescription) en provenance du cabinet dentaire. Si ces fiches restent un outil de communication incontournable, il n’en demeure pas moins que leurs caractéristiques ont évolué dans le temps et ne demandent qu’à être optimisées notamment grâce aux nouveaux outils informatiques et multimédias (cf. encadré page suivante).
Certains logiciels de gestion de laboratoire tendent à rationnaliser et enrichir ce support de communication entre le laboratoire et le cabinet et c’est en comparant les différents produits sur le marché que j’ai découvert un système dont l’un des atouts majeur est de proposer, en plus de ses fonctions habituelles, un concept de fiches de prescription réellement axé sur la communication cabinet - laboratoire.
Ma démarche de choix
Je suis parti du principe que tous les logiciels dédiés à notre profession gèrent convenablement les spécificités d’un laboratoire quelle que soit sa taille. C’est donc sur les options proposées que j’ai porté mon attention afin de mieux les différencier.

Le premier de mes critères était une gestion pertinente de la traçabilité. En effet, si de multiples raisons incitent les laboratoires à s’informatiser (gestion des bons de livraison, facturation…), la plus incontournable est la gestion de la traçabilité afin de faire face aux obligations de la Directive Européenne 93/42. Très peu de logiciels répondent aux nécessités de la certification de services comme le souhaite l'UNPPD, dès lors mon choix s’est trouvé réduit.

Pour l’affiner, j’ai ajouté à mon cahier des charges les éléments suivants :
• la souplesse d’utilisation (possibilité de modifications en fonction de mes besoins grâce à une large palette d’options) ;
• la personnalisation de tous les documents et de mon écran ;
• les possibilités d’évolution rapide en réponse aux nouvelles lois et aux suggestions personnelles ;
• la possibilité de proposer un lien de communication entre le laboratoire et le cabinet dentaire, à partir de la base de données du logiciel.

Une fois ce cahier des charges établi, un seul logiciel répondait exactement à mes attentes : le logiciel Empreinte et son concept global de gestion - communication, assorti du service et de l’assistance à ses utilisateurs (aide, mises à jour en direct sur Internet, directives, certification, marketing, infos générales).
La possibilité de faire fonctionner le logiciel indifféremment sur un système d’exploitation Mac ou PC ou encore en réseau Mac-PC alors que les logiciels de prothèses dentaires requièrent une configuration PC a achevé de me convaincre.

photo 1 : Présentation du "CD cabinet à l'écran
Le logiciel et sa mini-application cabinet
En plus des fonctionnalités habituelles d’un logiciel de gestion de laboratoire, l’un des atouts le plus innovant du logiciel Empreinte est l’interface de communication « Cabinet Dentaire - laboratoire ».

L’interface de communication
À partir de la base de données du logiciel de gestion de laboratoire, le prothésiste fournit à ses clients praticiens une mini-application sur CD (photo 1) fonctionnant sur Mac ou sur PC.
Le praticien peut alors :
• rédiger des bons de commande ou fiches de prescription,
• consulter, gérer et enrichir une bibliothèque d’images,
• créer et consulter un dossier patient et y réincorporer la traçabilité qui lui aura été transmise par le laboratoire.

Le particien sélectionne les travaux de prothèse à réaliser (articles) dans le tarif du laboratoire qui a été incorporé dans sa mini-application ; bien entendu, ce tarif est personnalisé au nom du praticien désigné.

Voici une description des nombreuses possibilités offertes par ce mini-logiciel.
Des classiques fiches de prothèses…
Actuellement, plusieurs types de fiches nous sont couramment proposées :
• celles réalisées par le laboratoire et personnalisées pour ses besoins propres, sa clientèle et sa structure ;
• celles qui sont élaborées par les fournisseurs de produits dentaires. Plusieurs présentations sont proposées, en fonction de la société commerciale qui les introduit sur le marché et du type de laboratoire qui les utilise ;
• certains modèles sont créés par les praticiens informatisés qui procèdent eux-mêmes à la mise en page de fiches de prescriptions suivant leurs propres critères ;
• les fiches éditées par les logiciels de gestion de laboratoire ou de cabinet dentaire ;
• il faut également citer les fiches proposées par les différents syndicats.
Ces différentes solutions sont acceptables, mais ne prennent pas nécessairement en compte l’équipe « Praticien - Laboratoire » et ne permettent pas toujours une bonne compréhension de l’acte à réaliser.
Il faut également souligner que quel que soit le type de document adopté, le coût du tirage chez un imprimeur ou de l’achat auprès d’un fournisseur doit être pris en considération.
… aux nouveaux outils
Le siècle dernier a vu la naissance du téléphone. Parmi les innombrables avantages de cet indispensable outil de communication, on notera le maintien des contacts et des relations avec nos partenaires professionnels et la possibilité de détailler les informations contenues dans les fameuses fiches. Mais en aucun cas le téléphone ne pourrait remplacer les traces écrites.
Aujourd’hui, l’ordinateur et les logiciels deviennent aussi incontournables pour le laboratoire que le téléphone ou le four à céramique. Un logiciel de gestion de laboratoire de prothèse dentaire optimise et facilite la gestion administrative et comptable, permet une gestion efficace de la traçabilité, offre un soutien technologique, apporte une aide marketing et permet l’utilisation des nouvelles techniques (photos, programmation de fours céramiques…).
Quant aux outils multimédias, ils facilitent la communication grâce au transfert très rapide de différentes données.
Tous ces outils permettent aujourd’hui d’envisager un type de communication plus rationnel, plus précis et plus rapide notamment au niveau des fiches de presciptions qui conditionnent l’adéquation de nos travaux avec le résultat attendu à la fois par le praticien et le patient.
Les fiches de prescription ou bon de commande

La fiche de prescription comporte deux parties : une zone texte et une zone schéma/photo.

• Transmission des informations de base (photo 2)
Après avoir saisi l’identité du patient (la date et le numéro de prescription sont renseignés automatiquement), le praticien sélectionne les travaux à réaliser dans une palette flottante contenant tous les articles réalisables au laboratoire et préparée dans le logiciel Empreinte Labo. Il saisit seulement la quantité et le numéro des dents concernées.
La fiche étant établie en présence du patient, le praticien peut activer l’option de confidentialité pour que les montants chiffrés n’apparaîssent pas à l’écran. En revanche, en activant l’option chiffrée, le montant de la prothèse s’affiche comme pour un devis. Seuls certains articles dont le tarif est sujet à variation, tels les métaux précieux ne sont pas affichés.
Toutes les informations utiles à la réalisation de la prothèse peuvent être renseignées dans une zone de saisie de texte (observations). D’autres éléments peuvent être transmis telle la typologie du patient pour une prothèse adjointe en cliquant sur des icônes explicites.

• Transmission des teintes - gestion de l’image - schéma dentaire (photo 3)
La base iconographique fournie avec le logiciel labo est reproduite dans la mini-application. Cette base peut être enrichie par le prothésiste (schémas, photos scannées ou photos numériques), par le praticien lui-même (images de caméra intra-buccale, photos numériques ou images de scanner) ou encore via le site internet d’Empreinte.

Pour donner des informations encore plus précises sur les travaux à effectuer et optimiser la lecture de la fiche, le logiciel propose :
- la gestion d’un schéma dentaire sur lequel on peut implanter des photos proposées dans une palette flottante qui se miniaturisent automatiquement ; par exemple une image d’implant dans la partie radiculaire et une céramique ou un attachement dans la zone coronaire ;
- l’importation dans la fiche d’une image destinée à fournir des informations de détail sur les teintes ou les caractérisations. La photo (ou dessin) est importée d’un simple clic sur la fiche, un nouveau clic permet d’accéder à une zone de texte placée sur la photo, ce qui permet de préciser les teintes à des points précis sur la photo ou d’indiquer des caractérisations. Il est même possible de traiter une photo sur un logiciel de retouche (dessin de fractures par exemple) et de la réimporter dans la fiche de la mini-application.

La photo ainsi annotée peut être visualisée en petit format ou en plein écran et également imprimée. Une photo prise au fauteuil avant ou après la pose peut être incorporée dans l’iconographie et le dossier du patient.

Photo 2 : page écran de la fiche de prescription, partie texte.